De gouden regel van prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen is pure noodzaak. Het is essentieel om het hoofd boven water te houden. Vandaag de dag is er veel meer te doen dan dat er tijd is. Je kunt niet alles, dus heb je heldere, concrete en ondubbelzinnige prioriteiten nodig. Laten we prioriteiten stellen in jouw leven.

“Kun jij me misschien vertellen welk pad ik van hieruit moet nemen?”“Dat hangt er nogal van af van waar je wilt uitkomen,” zei de Kat.“Dat kan me niet zoveel schelen,” zei Alice“Dan maakt het niet uit welk pad je gaat,” zei de Kat

Alice in Wonderland, Lewis Carroll

Ben je tevreden met je huidige leven? Voel je je gelukkig? Zo ja, dan kun je vooral doorgaan met waar je mee bezig was. Zo niet, dan is het hoog tijd om daar verandering in te brengen. Het is tijd dat je het heft in eigen hand neemt en leert prioriteiten aan te brengen. Niemand anders kan jou gelukkig maken dan jijzelf. Je hebt je leven en je toekomst in eigen hand.

Wat zijn prioriteiten?

Prioriteiten zijn niets anders dan de belangrijkste dingen voor jou. Prioriteiten stellen betekent dan ook dat je enkel bezig gaat met zaken die belangrijk zijn.

Het belang van duidelijke prioriteiten

Uit het verhaal van Alice in Wonderland blijkt dat het niet uitmaakt waar je naartoe gaat, als het jou niet uitmaakt waar je terecht komt. Volkomen logisch. Er is alleen één probleem. Ik kan mij namelijk niet voorstellen dat jij geen doel hebt in het leven. Ergens, diep van binnen, heb je grootse dromen en passies. Je hebt normen en waarden. Je hebt principes. Iedereen heeft een bepaalde ambitie voor het één of het ander.

Alleen als duidelijke prioriteiten hebt kun je tevreden en voldaan zijn. Onvoltooide wensen en onvervulde behoeften blijven aan ons knagen. We zijn bezig met het één maar voelen ons schuldig dat we nu het ander laten liggen. En als we aan ander beginnen bekruipt het gevoel dat je iets vergeet, er is nog iets dat je moet doen. Je voelt je misschien zelf opgejaagd en onrustig.

Als je niet weet wat je moet doen lijkt alles urgent en belangrijk. Wist je dat dit één van de veelvoorkomende oorzaken van een burn-out is? Medewerkers die geen duidelijke prioriteiten hebben, hebben ook moeite met het schetsen en naleven van verwachtingen. Zodoende voldoen ze niet aan de verwachtingen van hun baas, waardoor ze zich rot voelen. Als dit vaak voorkomt ontstaat er constante spanning. En we weten hoe dat kan aflopen.

Hoe kan ik prioriteiten stellen?

Als je normaal gesproken nooit prioriteiten stelt lijkt het lastig om dit wel te doen. Maar zodra je regelmatig doelen stelt en dus prioriteiten, wordt het een tweede natuur. Het is lang niet zo moeilijk als je denkt.

Laten we voor dit artikel uitgaan van twee soorten prioriteiten. Prioriteiten voor je privéleven en voor je carrière. Ik begin met het uitleggen van prioriteiten voor je carrière, omdat dit makkelijker is.

Prioriteiten op het werk

“Makkelijker?! Mijn baas verwacht juist van alles van mij. Ik heb 101 dingen te doen en werk nu al meer dan 40 uur”. Een logische reactie. Toch is het een stuk makkelijker om je bezig te houden met werk gerelateerde doelen dan de prioriteiten in je privé leven. Daar kom ik zo op terug.

Je hebt gesolliciteerd voor een bepaalde functie. Je bent aangenomen vanwege een bepaalde kennis en kunde. Jij hebt verwachtingen en je leidinggevende heeft die ook. Als de verwachtingen helder en concreet zijn, dan is dit stuk niet zo interessant voor je. Maar als er onduidelijke verwachtingen zijn, of onuitgesproken verwachtingen, dan is het hoog tijd om die inzichtelijk te maken.

Een gesprek met je manager kan wonderen doen. Van te voren bereid je jezelf goed voor. Dit kun je doen door antwoord te geven op de volgende vragen:

• Wat verwacht ik van mijzelf in mijn huidige rol?
• Wat zijn gebieden waarvoor ik mij verantwoordelijk voel?
• Heb ik genoeg beslissingsbevoegdheid om verantwoordelijkheid te nemen voor deze gebieden?
• Welke taken moet ik zoal verrichten?
• Zijn mijn prioriteiten helder en duidelijk? Weet ik wat het belangrijkste is?
• Stel ik heb een lichamelijke klacht en mag van mijn dokter nog maar 2 uur per dag werken, welke activiteiten en taken zou ik dan laten vallen?
• Hoe zijn mijn draagkracht en draaglast op elkaar afgestemd? Is er balans?
• Moet ik meer werk doen dan dat van mij verwacht mag worden? Kan ik binnen 40 uur voltooien wat er wordt gevraagd? Zo niet, ligt dat dan aan mij of aan andermans verwachtingen?
• Waar ben ik goed in?  Benut ik mijn kwaliteiten?
• Doe ik dingen waar ik niet zeer goed in ben, die iemand anders beter zou kunnen uitvoeren?

Antwoorden op deze vragen kunnen je helpen om te reflecteren op je huidige rol en prioriteiten. Het is niet ongebruikelijk dat managers zo druk zijn met de dagelijkse beslommeringen dat zij helemaal niet stilstaan bij dergelijke vragen over hun ondergeschikten. Er wordt lang niet altijd aandacht besteed aan persoonlijke effectiviteit en persoonlijke groei.

Schrik dan ook niet als je het gesprek met je manager begint en diegene heeft eigenlijk niet zo’n uitgesproken beeld als jij. Zie dit als een kans. Jij kunt vanuit jezelf aandragen wat jij denkt dat het belangrijkste is wat jij voor dit bedrijf kunt betekenen. Als dit aansluit bij de verwachtingen en prioriteiten van je leidinggevende, dan is er een uitstekende match.

Laat vooral de uitkomst van dit gesprek zwart op wit vastleggen. Niet zozeer dat jij hierop kunt terugverwijzen richting je baas (indien nodig), maar vooral ook omdat dit jou wat steun en houvast kan geven. De volgende keer als je in de rats zit en je stressvol voelt kun je kijken naar je vastgelegde verantwoordelijkheden en prioriteiten. Maak je je hier druk om, of is er iets naar binnen geslopen wat eigenlijk niet zo belangrijk is?

Een goede vuistregel is: Wat je doet is belangrijker dan hoe je het doe. Dat wil zeggen, effectiviteit is belangrijk dan efficiëntie.

Een tweede belangrijke regel: Urgente dingen zijn vaak niet half zo belangrijk als ze lijken. Soms is het noodzakelijk om kleine, urgente dingen te laten glijden, zodat je grote, belangrijke dingen kunt voltooien.

Prioriteiten voor je leven

Het is nogal wat; prioriteiten stellen voor in je leven. Om dit te kunnen doen moet je weten waar je naartoe wilt. Dat is niet niks en zeker niet iets om lichtzinnig over na te denken.

Om te beslissen waar je naartoe wilt moet je heldere normen en waarden hebben. Je moet diep binnenin jezelf kijken om te ontdekken wat je principes zijn. Stephen Covey beschrijft dit proces uitvoerig, en best confronterend, in zijn boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap”. Eigenschap 2 is “begin met het einde voor ogen”. Hiermee doelt hij onder andere op het werkelijke einde; de dood. Hoe wil jij dat je wordt herinnerd als je er niet mee bent?

Denk na over de dingen die je zou willen dat je partner, een goede vriend, een familielid en een kennis over je zouden zeggen. Deze oefening lijkt morbide, en dat is hij ook een beetje. Tegelijkertijd is het wel bittere noodzaak om hier antwoorden op te hebben. Als je geen idee hebt wat je doelen (en dus je prioriteiten) zijn in het leven, maakt het inderdaad geen barst uit wat je doet. Elke richting is dan goed.

Neem eens de tijd om goed na te denken over je allerbelangrijkste prioriteiten in het leven. Op welke plaats staat je partner? Misschien heb je kinderen, waar staan zij? En waar sta je zelf, hoe wil je herinnert worden?

Ik denk dat veel mensen willen genieten van het leven. Dat kan op miljoenen manieren. Ga eens bij jezelf na hoe jij je leven de komende 2 tot 3 jaar voor je ziet. Wat is er veranderd? Woon je nog op dezelfde plek? Is er gezinsuitbreiding? Doe je nog hetzelfde werk? Ben je gelukkig in wat je doet?

Dezelfde vraag kun je je stellen voor over 5 jaar, over 10 jaar en over 20 jaar.

David Allen, bekend van zijn productiviteitsmethode ‘Getting Things Done’ beschrijf het proces in de volgende stappen. Hij ziet het leven als een soort metaforische luchtbaan.

50,000 voet – Doel en kernwaarden40,000 voet – Visie (Doelen voor over 3-5 jaar)30,000 voet – Doelen (Doelen voor over 1-2 jaar)20,000 voet – Gebieden van verantwoordelijkheid10,000 voet – Projecten0 voet/starbaan – Volgende acties

Vanuit je doel en kernwaarden vloeit je visie voort. Deze is in lijn met je diepste normen en waarden. Vanuit je visie kun je doelen gaan opstellen, deze doelen ga je verwezenlijken binnen nu en maximaal twee jaar. Deze doelen zijn het fundament voor je visie, door de korte termijn doelen te behalen voltooi je de lange termijn doelen, je visie. De korte termijn doelen kunnen alleen worden voltooid door je te richten op je gebieden van verantwoordelijkheid. Uit deze gebieden vloeien projecten voort. Deze projecten kun je alleen voltooien door actie te ondernemen; je volgende acties.

Neem eens rustig de tijd om hierop te reflecteren. Niemand heeft een kant en klaar antwoord op deze vragen. Dit is niet iets wat je voor jezelf kunt besluiten in een middag.

De gouden regel voor prioriteiten

Misschien had je een ander artikel verwacht, je wilde immers leren hoe je prioriteiten kan stellen. Desondanks vond ik het belangrijk – nee, noodzakelijk zelfs – om het verschil aan te duiden tussen privé en werk doelen. Maak van je werk niet je leven, tenzij je zoveel voldoening haalt uit je werk dat het je immens gelukkig maakt. In dat geval sluit je werk aan bij je kernwaarden en levensdoelen.

Er zijn genoeg mensen die wel prioriteiten stellen in hun werk. Maar voor hun privé leven geven ze zich over aan de grillen van de dag. Als er overgewerkt moet worden doen ze dat ondanks dat misschien het gezin hieronder lijdt. Als de baas in het weekend mailt wordt er in het weekend gewerkt, ondanks de eerder gemaakte plannen met vrienden of familie.

Alleen als je duidelijke prioriteiten en doelen hebt kun je nee zeggen tegen dingen. En dat is nodig. Als je je reactief opstelt zal je altijd mensen teleurstellen. Zij gaan ervan uit dat jij altijd tijd hebt, omdat je vaak jezelf wegcijfert om een ander te helpen of van dienst te zijn.

Het punt van mijn verhaal is denk ik duidelijk. Prioriteiten zijn noodzakelijk.

De gouden regel voor prioriteiten

De enige manier om goede prioriteiten te stellen is door je proactief op te stellen. Dit is de gouden regel. Je moet het heft in eigen hand nemen en proactief in het leven staan. Niet alleen als het aankomt op werk, maar vooral en juist ook in alles eromheen. Maak plannen voor je huwelijksreis. Neem de tijd om met de kinderen op pad te doen. Neem initiatief om weer eens met oude vrienden bij elkaar te komen. Stop je tijd en energie in de doelen die voor jou van belang zijn.

Wees proactief. Het begint bij jezelf.

Oefening

Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Er is altijd zoveel te doen en dat maakt het lastig om een keuze te maken. Er zijn twee simpele oefeningen, of eigenlijk vuistregels, die je kunnen helpen.

Oefening 1: Maak een niet-doen lijst.

Deze lijst is het tegenovergestelde van een to-do lijst. Maak een lijst met alle dingen die je niet wilt doen, omdat je ze niet leuk vindt, omdat ze niet passen bij je doelen, of bijvoorbeeld omdat ze niet passen bij je normen en waarden.

Mijn niet-doen lijst ziet er als volgt uit:

• Geen dingen doen die je niet leuk vindt en die iemand anders sneller en/of beter kan.
• Geen meetings accepteren die je zelf niet opgezet zou hebben.
• Geen e-mail beantwoorden tussen 9.00 en 11.30.
• Geen dingen doen die niet bijdragen aan doelen.
• Geen werk accepteren waarvan het doel onduidelijk is. (Dit voorkomt dubbelwerk en zinloos werk, aan beiden heb ik een hekel.)

Om een niet-doen lijst op te stellen kunnen de volgende vragen je inzicht verschaffen:

• Wat zijn mijn huidige prioriteiten?
• Wat wil ik uit mijn huidige rol halen?
• Wat doe ik momenteel dat niet bijdraagt aan die potentie?
• Zijn er nu projecten waar ik aan werk die niet bijdragen aan het succes van mijn huidige rol?
• Wanneer ben ik het minst productief?
• Ben ik, keer op keer, afgeleid door dezelfde dingen?
• Door welke activiteiten of afleidingen wordt ik het meeste afgeleid?

Als je weet wat je absoluut niet wilt doen wordt het een stuk makkelijker om te bepalen wat je wel wilt doen.

Oefening 2: 3x Nee = 1x Ja

Dit is eigenlijk niet zozeer een oefening maar een zeer goede vuistregel die ik ooit geleerd heb van James Altucher. In zijn boek, The power of No, geeft hij de volgende tip:

“Mensen die moeilijk nee kunnen zeggen kunnen de volgende vuistregel gebruiken. Voor elke keer dat je ‘ja’ zegt moet je drie keer ‘nee’ zeggen tegen andere dingen.”- James Altucher, The Power of No

Deze tip is enorm handig en krachtig. Zeker als je moeite hebt met assertief gedrag en voor jezelf opkomen. Schrijf deze regel ergens op waar je hem vaak ziet. Het zal jou niet meer overkomen dat je teveel verplichtingen aangaat.