Alle ins en outs van time management + 13 tips!

Om succesvol te zijn is time management tegenwoordig onontbeerlijk.

Het lijkt iedere dag weer alsof er nooit genoeg uren zijn om alles af te maken wat je zou willen. Of erger nog: Wat je zou MOETEN. Maar als je in diezelfde tijd meer wilt bereiken, meer dan voorheen, en meer dan anderen, dan zul je moeten leren hoe je je tijd beheert. Hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd.

Time Management komt bij sollicitatiegesprekken onvermijdelijk aan de orde. Het is een belangrijke en veel gevraagde competentie voor veel werkgevers.

Wat is time management?

Time management verwijst naar de manier hoe je je tijd indeelt en organiseert voor verschillende activiteiten. Dit geldt niet alleen voor je werk, maar ook voor je privéleven, want ook daar kun je nog veel winst halen qua tijd. En uiteindelijk hou je dan méér tijd over voor de leukere dingen, terwijl je je ‘gewone’ werk op tijd af hebt. Is een heerlijk idee toch?

Tijd is je meest waardevolle hulpbron. Het is onvervangbaar en kan niet worden bewaard, zoals de meeste andere hulpbronnen. Het kan alleen maar worden herverdeeld over de verschillende projecten en activiteiten, zowel met een hoge prioriteit als met een lagere prioriteit.

Nog niet zo lang geleden dacht iedereen bij time management altijd aan werk. Een tool voor de hardwerkende zakenman. Net zoiets als een mobiel of een laptop. Het was iets wat je gebruikte om je zakelijke productiviteit te verhogen om uiteindelijk meer geld te verdienen, of in ieder geval om meer gedaan te krijgen in minder tijd.

Maar time management is vandaag de dag veel meer dan dat. Het is een basisvaardigheid van het leven. Een vaardigheid die iedereen onder de knie zou moeten hebben.

Het feit dat je nu even stilstaat bij de tijd die je spendeert aan allerlei activiteiten, zal je direct al motiveren om beter je tijd te besteden. De eerste winst is al binnen!

Maar er is meer nodig voor het goed beheren van je tijd.

Slik die kikker door!

Ken jij Mark Twain? De beroemde Amerikaanse humorist en schrijver van beroemde verhalen zoals Huckleberry Finn en Tom Sawyer. Mark Twain heeft ooit eens gezegd:

“The first thing you should do each morning, is to eat a live frog”

Natuurlijk ga je geen kikker eten. Het is beeldspraak, maar er schuilt wel een zekere waarheid in deze uitspraak. Een stevige basis voor time management.

Jouw ‘kikker’ is de grootste en meest belangrijke taak die je die dag moet doen. De taak die je waarschijnlijk laat liggen tot het allerlaatste moment en waar je de hele dag tegenaan zult kijken. De hele dag zullen je gedachten bij deze ene ‘kikker’ zijn, waardoor je je moeilijk kunt concentreren op die laatste taak. En aan het einde van de dag? Dan stel je deze taak ook nog eens uit naar het aller aller laatste moment. Morgen maar… En dan begint het hele verhaal opnieuw. De productiviteit is dan natuurlijk heel ver te zoeken.

Het is dus, als basis van goed time management, om een levenslange gewoonte te ontwikkelen om in de ochtend als eerste die kikker op te eten. Starten met de meest belangrijke en/of meest vervelende taak.

Succesvolle, effectieve mensen zijn diegenen die direct hun belangrijkste taken uitvoeren, zonder er al te veel bij na te denken en dus zonder er tegenop te zien. Vervolgens hebben ze de discipline om gestaag en doelbewust door te werken totdat de taak helemaal voltooid is.

En met name dat laatste is erg belangrijk: “Failure to execute” is één van de grootste problemen bij grote bedrijven: Veel mensen verwarren activiteit met prestatie. Ze praten voortdurend, houden eindeloze vergaderingen over hoe het zou moeten, maken prachtige plannen, mooie spreadsheets en powerpoints, maar uiteindelijk pakt niemand het project op om uit te voeren, en zullen er geen resultaten zijn. Vaak is het budget al helemaal op met al die praterij en plannenmakerij.

Gelukkig is de geest net als een spier: Hoe vaker je deze gebruikt, hoe sterker hij wordt. Met veel oefenen kun je elk gedrag aanleren of elke gewoonte ontwikkelen die je wenselijk of noodzakelijk acht.

Wat is jouw ‘kikker’? Wat is die ene vervelende taak die je iedere dag uit moet voeren? Als dit eenmaal duidelijk is voor jou, maak er dan de gewoonte van om deze taak iedere ochtend als eerste uit te voeren. Dan heb je daarna je hoofd vrij voor de rest van je werkzaamheden.

Dat is alvast de basis van goed time management.

Hoe kun je effectief je tijd managen?

Om meer gedaan te krijgen, en dus meer geld te verdienen, moet je leren om je tijd beter te beheren. Op dit moment zijn er twee belangrijke bronnen in de zakelijke wereld, en dat is tijd en kennis. Als je kennis hebt, en je leert over time management, dan staat een grote en succesvolle carrière op je te wachten.

De basis van de volgende drie tips kun je al snel raden: Niks laten liggen of opzij schuiven. Direct aanpakken en afronden.

Door jezelf een paar technieken aan te leren, zul je snel het pad naar succes vinden:

Ontwikkel je gevoel voor urgentie

De belangrijkste kwaliteit die je voor jezelf kunt ontwikkelen is een goed gevoel van urgentie. Dit is de gewoonte om snel te handelen op het moment wanneer de gelegenheid zich aandient. Dit hoge tempo is essentieel voor succes. Alle succesvolle mensen werken niet alleen hard, maar ook snel. Héél snel.

Op z’n oer-Hollands: Het ijzer smeden als het heet is…

Stop met uitstellen

Uitstellen is niet alleen een dief van je tijd, maar een dief van het leven. Je moet de gewoonte ontwikkelen om direct te handelen wanneer iets moet gebeuren. Ontwikkel een reputatie voor snelheid en betrouwbaarheid.

Als algemene regel moet je stellen dat kleine taken direct uitgevoerd moeten worden op het moment dat ze zich aandienen. Deze gewoonte om snel te reageren stelt je in staat om op één dag enorme hoeveelheden werk te verrichten. Het levert je ook nog eens de reputatie op dat jij de persoon bent die het werk snel en accuraat gedaan krijgt. Het zal je meer en beter betaald werk opleveren.

Werk in ‘real-time’

Doe, waar mogelijk, je werk in real-time. Zodra iets zich aandient, reageer je onmiddellijk en neem je beslissingen. Blijf gefocust en doe het NU. Het zal je verbazen hoeveel tijd je kunt verliezen door een taak op te pakken en ernaar te kijken en te staren, en dan uiteindelijk weer neer te legen om er later weer eens op terug te komen.

Algemene time management vaardigheden

Jouw voorbereiding voor de werkdag, bij voorkeur de avond daarvoor, zal een enorm positief effect hebben op je productiviteit van de volgende dag. Hier heb ik een paar algemene vaardigheden voor je die je overal en altijd toe kunt passen om meer gedaan te krijgen in minder tijd:

Denk altijd op papier

Neem een stuk papier en schrijf alles op wat je van plan bent om de volgende dag te gaan doen. En dan ook écht alles! Inclusief de sportschool, het diner met je collega, uit eten met je gezin. Schrijf ieder detail op.

Organiseer daarna die lange lijst door steeds maar weer te denken: “Als ik morgen maar één ding kan doen, wat zou ik dan moeten/willen doen?”

“En als ik twee dingen kan doen, wat is dan de volgende taak? En de derde? De vierde?”

De volgende morgen begin je dan met taak nummer één, en je dwingt jezelf er toe om deze eerst af te maken voordat je met taak nummer twee begint.

Vermijd onnodige afleiding zoals telefoon en sociale media

Als je op kantoor komt, en begint om je mail na te kijken en te checken wat er gebeurt op Facebook, dan ben je al snel een paar uur verder voordat je aan je eerste taak kunt beginnen. Natuurlijk kun je alles even heel snel checken, maar leer jezelf aan om de discipline te hebben om na 10 minuten te stoppen met kijken. Want wees nou eens eerlijk: Het overgrote deel van de mail is onzin, reclame, of heeft geen haast. En Facebook is toch eigenlijk privé? Dat kun je vanavond thuis wel doen.

Natuurlijk moet je je mail checken, maar doe dat bijvoorbeeld één keer per twee uur. En besteed even 10 minuutjes aan de meest belangrijke zaken. De rest kan wachten, of zal zich in de loop van de dag vanzelf oplossen.

Maak je planning voor morgen aan het einde van de werkdag

De laatste manier om ervoor te zorgen dat je de volgende dag productiever bent dan ooit, is om de planning met je doelen en taken de dag ervoor te maken. Aan het einde van de werkdag weet je nog precies wat je de volgende dag moet doen.

Je vermogen om een goede planning te maken voordat je tot handelen overgaat is een belangrijke maat voor je algehele competentie. Hoe beter je plan is, hoe gemakkelijker het zal zijn om bijvoorbeeld uitstelgedrag te overwinnen, om daadwerkelijk te beginnen, en om dan ook door te gaan!

Maar er is nog een reden om je planning de avond ervoor te maken: Door na te denken over wat je moet doen morgen, ga je je onbewust alvast mentaal voorbereiden tijdens de slaap om er zodoende klaar voor te zijn als je wakker wordt. Nee, dit betekent niet dat je de hele nacht wakker ligt. Integendeel: Het feit dat je je planning al aan het papier hebt toevertrouwd, zal er voor zorgen dat je rustiger gaat slapen. Je ligt immers niet de hele nacht te malen om je planning op orde te krijgen!

Als je deze gewoonte iedere dag toepast, en je lijst organiseert op prioriteit, ga je sneller werken dan ooit tevoren. Je krijgt meer gedaan in minder tijd!

Time Management voor kantoor

Een van de meest waardevolle tips die ik je kan geven over time management is de noodzaak van werken achter een opgeruimd en georganiseerd bureau. Ook je computer is een deel van je bureau, en moet dus ook opgeruimd en georganiseerd zijn.

Net zoals een chef-kok tijdens en na het koken de keuken helemaal opruimt, moet ook jouw werkruimte schoon, opgeruimd, en georganiseerd zijn.

Veel mensen geloven dat ze effectiever werken in een rommelige omgeving met een rommelig bureau. Ze noemen dit dan zelf een ‘georganiseerde rommel’. Vaak is dit een excuus, want dit kan helemaal niet waar zijn. Uit ieder gedaan onderzoek blijkt heel duidelijk dat als deze mensen gedwongen worden om op te ruimen en zich beter te organiseren, hun productiviteit verdubbelt en soms zelfs kan verdrievoudigen. Dat is een bewezen feit, en wordt ondersteunt door allerlei onderzoeken. Dus geen excuses meer, maar opruimen die handel!

Organiseer je desktop

Organiseer je computer met mappen en submappen, per project of per klant. Maakt niet uit, als je het maar organiseert. Op het moment dat jij je achtergrond niet meer kunt zien, heb je veel te veel rommel op je scherm. Hoog tijd om dit op ruimen en te ordenen.

Ruim ook je fysieke bureau op

Zorg dat je georganiseerd bent, en dat ook blijft. Zorg er voor dat je de juiste kantoormaterialen bij de hand hebt en dat alles aangevuld is. Niet meer 10 minuten zoeken naar een paperclip, maar gewoon pakken. Je moet gewoon voorraad hebben, en het moet een vast plaats hebben!

Je zult merken dat er niets destructiever is voor je productiviteit dan aan een taak te beginnen, vervolgens te moeten stoppen wegens gebrek aan voorbereiding en materiaal, om daarna weer helemaal van voren af aan te moeten beginnen.

Mensen die werken met een rommelig bureau, blijken iedere dag weer enorm veel tijd te verliezen aan het zoeken naar de juiste papieren of materialen. Psychologisch gezien geeft de aanblik van een rommelig bureau je onderbewustzijn een signaal dat je ongeorganiseerd bent. Ook gaan je ogen steeds van stapeltje naar stapeltje, en verdwalen je ogen in de chaos. Dit zal je continu afleiden.

Time Management voor je e-mail

Er zijn tegenwoordig heel veel mensen die slaaf zijn van hun email. Er klinkt één of ander gek geluidje als er een email binnenkomt, en direct wordt alles aan de kant geschoven om te kijken wat er gebeurt.

Het is vaak maar een korte onderbreking, maar de helderheid en het momentum zijn ze wel kwijt, en vaak beginnen ze weer van voren af aan. Die twee minuten die je kwijt bent geraakt door het bekijken van die ene mail, kost je uiteindelijk misschien wel een kwartier door de afleiding die dit geeft.

Email management is noodzakelijk: Bekijk en beantwoord mails één of twee keer per dag, en niet op het moment dat ze binnenkomen.

Beantwoord je mails allemaal op hetzelfde moment

Door je mails allemaal tegelijk te beantwoorden, vermijd je niet alleen dat je steeds afgeleid wordt, maar werk je ook nog eens veel effectiever.

Je taken verdelen is een kwestie van steeds gelijksoortige handelingen tegelijkertijd verrichten. Want bij alles wat je doet heb je steeds weer een ‘leercurve’. Je moet je gedachten even omzetten naar de nieuwe taak. Als je gelijksoortige handelingen in één keer afhandelt, win je uiteindelijk op die handelingen maar liefst 80% van de tijd die je er anders aan kwijt zou zijn geweest.

Houd je e-mails kort en krachtig

Je moet jezelf de discipline opleggen om geen slaaf te zijn van je mailbox. Net zoals een hond die bij de minste aandacht begint te kwispelen, zo reageren veel mensen als de ‘ding dong’ van de binnenkomende mail afgaat. En als je dan mails gaat beantwoorden, allemaal in één keer, doe dit dan kort en krachtig. Hou het zakelijk. Op deze manier verlies je geen onnodige tijd aan het schrijven van verhalen die er niet toe doen, en kun je sneller en efficiënter de mail afhandelen.

Controleer je mail maximaal twee keer per dag

Je mail, zowel zakelijk als privé, heeft in de meeste gevallen helemaal geen haast. Daarom is het belangrijk om je niet hierdoor af te laten leiden, en vaste tijden in je planning op te nemen om de mail te lezen, te archiveren, en eventueel te beantwoorden.

De eerste keer zou je het beste kunnen controleren als je al een paar uur gewerkt hebt. Daardoor kun je een goede start maken voor de dag (Je kunt gelijk je “kikker” eten), en wordt je niet direct afgeleid door allerlei problemen die de mails onvermijdelijk met zich meebrengen.

De tweede keer kun je in de late middag doen. Daarna is het genoeg voor de dag.

Maar ik hoor je nu denken: “Wat als er iets belangrijks tussen die mails zit?”

Eén van de meest productieve mensen die ik ken, heeft een autoreply geïnstalleerd: Een geautomatiseerd bericht wat wordt verzonden aan iedereen die een mailtje aan jou stuurt.

Deze autoreply heeft ongeveer de volgende inhoud:

“Ik lees en beantwoord mijn email slechts twee keer per dag vanwege mijn drukke agenda. Als jij een email hebt gestuurd, dan zal ik deze zo snel mogelijk beantwoorden. Als het een noodgeval is, of iets anders met een hoge urgentie, dan stel ik voor dat je me gewoon even belt om dit persoonlijk door te spreken en direct af te handelen.”

Veel gemaakte fouten in Time Management

Wanneer je een project aan het plannen bent, is het belangrijk dat je nooit op geluk vertrouwd. Opmerkingen als: “het zal wel loslopen”, zijn vaak een voorbode van een mislukt project waar je dus veel tijd en geld mee zult verliezen.

Niet genoeg tijd ingepland

Een te krappe planning is een veelgemaakte fout. Je wilt snelle resultaten, dus ga je heel krap plannen, met alle gevolgen van dien. Al snel ga je achterlopen of je gaat je haasten, waarbij je onvermijdelijk fouten gaat maken.

Als er niet genoeg tijd beschikbaar is om een project goed af te maken, is het project gedoemd om te mislukken.

Tegen het einde haast maken

Het volgende probleem bij time management is haast maken tegen het einde van het project. Dit is vaak het gevolg van het eerder genoemde probleem: Niet genoeg tijd vrijgemaakt. In de haast ga je fouten maken, waardoor je later wéér tijd en geld in het project moet steken om het allemaal weer recht te trekken.

Uiteindelijk kost het minder tijd en geld om het project in één keer goed af te maken, dan iets haastig afmaken waardoor je later weer moet corrigeren.

Multitasking

Het laatste grote probleem bij time management is de gedachte dat je heel goed kunt multitasken. Multitasken is soms noodzakelijk, maar zal beslist niet bijdragen aan efficiëntie en productiviteit. Je hebt te veel problemen tegelijk, en daarnaast ook nog eens té veel verantwoordelijkheden op dat moment. Je probeert steeds te delegeren, maar daarmee valt je verantwoordelijk niet weg. Er komt altijd een briefing terug waar je weer je aandacht aan moet besteden.

Doe je taken één voor één. Maak je huidige taak eerst helemaal af voordat je een volgende taak aan gaat pakken.

En dan nog dit…

Als je meer wilt lezen over time management, dan kan ik je het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen aanraden. Dit is voor mij het beste time management boek wat ik ooit gelezen heb.

Time management is onontbeerlijk voor een succesvolle carrière. Maar dat is niet het enige: Time management is ook belangrijk om onnodige stress te voorkomen. En dat is ontzettend belangrijk, want we weten allemaal waar stress uiteindelijk toe kan leiden: Overspannen en burn out. En dat is precies wat je NIET wilt, want dat zal een hele grote wissel trekken op je carrière.

Heb jij op dit moment last van stress? Dan wordt het tijd om te beginnen met time management, maar dat is niet voldoende om je stress weer terug te draaien.

Daar is méér voor nodig.

Om een burn out of overspannenheid op te lossen, zul je je levensstijl moeten veranderen, onder andere door beter time management. En hoe moeilijk dat ook mag lijken, het is de enige manier om wat aan je (aankomende) burn out te doen.

Maar hoe begin je daarmee?

Dat is een vraag die je waarschijnlijk direct al weer stress geeft.

Wees gerust, want ik kan je hiermee helpen.

Stapje voor stapje ga je je dan weer beter voelen, maar dat gaat niet vanzelf. Je zult als eerste stap in ieder geval moeten erkennen dat je een probleem hebt. Van daaruit kan het alleen maar weer beter gaan.