Nooit meer stress door tijdsdruk: 6 gouden tips

Ik ben net terug van een vakantie in Portugal. Heerlijk die dagen dat je aan het strand kan liggen zonder verplichtingen en deadlines. Inmiddels liggen de deadlines alweer op de loer. Is het mogelijk om nooit meer stress door tijdsdruk te ervaren en altijd dat vakantiegevoel vast te houden?

Tijdsdruk en beleving van tijd

Waarom voelen we ons zo goed op vakantie?

Omdat niks moet.

We hebben geen deadlines en we hoeven nauwelijks de tijd in de gaten te houden. Hoe fijn zou het zijn om dit gevoel ook op kantoor te hebben?

Tijd is moeilijk te omschrijven. Je kan met tijd tellen, door na te gaan hoeveel minuten je bezig bent met iets. Maar sommige onderdelen van tijd zijn niet te beschrijven. Zoals ‘quality time’, deze tijd is waardevoller dan andere tijd en lijkt voorbij te vliegen.

Tijdsbeleving draait dan ook vooral om ervaringen, gevoelens en ideeën over tijd. Terwijl je in de rij staat te wachten bij de Starbucks lijken 5 minuten misschien wel 10 minuten. Als je op vakantie bent lijken de dagen voorbij te vliegen.

Er is namelijk niet één centrale klok in je brein die de seconden telt. Er zijn diverse onderdelen in het brein die tijd bijhouden. Sommige gebeurtenissen worden per milliseconde geregistreerd terwijl andere delen van het brein rekenen in decennia. De klokken lopen dus niet gelijk en dat kan soms een vertekend beeld geven.

De tijd kan enorm lijken te vertragen, dit effect treedt op wanneer je bijvoorbeeld een ongeluk dreigt mee te maken. Stel je verliest de controle over het stuur, er gaat dan een signaal naar het brein en alles staat op scherp. Op dat moment lijken de volgende seconden en korte minuten veel langer te duren dan ze in werkelijkheid zijn.

Uit onderzoek is gebleken dat slechts 10 minuten meditatie kan helpen om de tijd langzamer voorbij te laten gaan. Ook emoties hebben invloed op onze ervaring van tijd. Als we boze gezichten zien, of naar enge dingen kijken, lijkt de tijd langzamer te gaan. Wat opmerkelijk is, zelfs weten dat dit verband bestaat maakt de verbinding zwakker. Het is dus mogelijk om je tijdsbesef en tijdsbeleving te beïnvloeden.

6 tips om beter om te gaan met tijdsdruk

Dat alles gezegd hebbende weet je nu iets meer over je besef van tijd. Veel zit tussen de oren. Als je dat in gedachten houd gaan we nu kijken naar oplossingen om stress door tijdsdruk te doen verminderen.

1. Neem de tijd

Als je werkt met een kalender om je tijd in te delen, plan dan alles net wat ruimer in dan je daadwerkelijk nodig hebt. Hier zal je niet effectiever of productiever van worden, maar het zal wel helpen om stress te doen verminderen. De meeste mensen overschatten wat ze in een dag kunnen doen en onderschatten wat er in een jaar kan worden bereikt.

2. Schep tijdig verwachtingen

Veel stress ontstaat onder tijdsdruk wanneer deadlines of afspraken niet gehaald lijken te worden. Het is belangrijk om tijdig de juiste verwachtingen te scheppen. Als je iets niet gaat redden, laat het dan op tijd weten. Beter veel en tijdig communiceren, dan wanneer het (bijna) te laat is. Dan weet je zeker dat iedereen teleurgesteld of boos zal zijn. Houdt rekening met onverwachte omstandigheden. Soms komen er dingen tussendoor waar je niet op kan anticiperen. Bouw dus altijd een buffer in voor afspraken en deadlines. Je weet nooit wat er op je pad komt.

3. Neem een pauze

Het heeft geen zin om door te ploeteren terwijl je eigenlijk geen energie meer hebt. Neem een korte pauze van 15 a 20 minuten en ga dan weer met frisse moed verder. De periode dat we echt geconcentreerd kunnen zijn ligt ergens tussen de 20 en 30 minuten. Daarna neemt de concentratie in hoog tempo af. Maak wel een notitie voordat je pauze neemt. Noteer waar je mee bezig was en hoe je deze taak weer verder kan oppakken. Dit helpt om snel weer in je flow te komen na je pauze.

4. Wees proactief, niet reactief

Veel dingen lijken belangrijk, maar zijn slechts urgent. Dringend betekent niet per definitie belangrijk. Stop met het reageren op urgente dingen, zoals beantwoorden van kettingmails of de telefoon opnemen als het nummer anoniem is. Als je constant reageert op alles wat op je afkomt heb je geen tijd om aan je echte, belangrijke taken te werken. En dan krijg je stress vanwege de ontstane tijdsdruk.

5. Denk in stappen, vergeet tijd.

Taken lijken vaak complexer en ingewikkelder dan ze zijn. Een groot project zal misschien meer dan 20 uur van je vergen. Knip zo’n project op in kleine stappen. Als je werkt in kleine stappen wordt het bovendien veel makkelijker om een groot project te voltooien, want je neiging tot uitstelgedrag zal minder groot zijn. Kleine stappen zijn te overzien, een vage omschrijving van een project en de gedachte dat dit project meer dan 20 uur zal kosten niet.

6. Tijdsnood? Tijd om te stoppen

Het is nogal tegenstrijdig. Maar juist als je in tijdsnood zit moet je stoppen. Blijkbaar heb je het te druk om alles te doen, dus is het tijd om je prioriteiten te herzien. Misschien moet je bepaalde dingen even laten liggen zodat belangrijkere zaken voorrang krijgen? Ook kan een moment rust helpen om vervolgens met een helder hoofd verder te kunnen. En misschien kan je iemand vragen om je te helpen?

Time management.. vergeet het maar!

Veel mensen leven met de gedachte dat ze hun tijd kunnen managen. Maar tijd is net als het weer. Je hebt het niet onder controle en het gaat gewoon door. Je kan je tijd niet managen. Je kan alleen bepalen waar je de tijd die je hebt aan gaat besteden. Je kan je energie managen en werken aan makkelijkere taken als je minder energiek bent en grote projecten en uitdagende taken oppakken als je barst van de energie.

Juist het gevoel dat tijd te managen is zorgt voor tijdsdruk. Je kan de tijd niet managen, je kan wel je acties managen.