Omgaan met stress op het werk: de 3 ingrediënten voor succes

Omgaan met stress op het werk is een waardevolle vaardigheid. Degenen die hun werkstress onder controle kunnen houden halen betere resultaten en hebben een betere werk/privé balans. Lees hier hoe je kan leren omgaan met stress op het werk. 

Stress op de werkvloer

1 op de 7 Nederlanders heeft een burn-out. Dat is bizar veel, vind je niet?

Bovendien zijn veel burn-outs werk-gerelateerd, in tegenstelling tot overspanning, wat veelal door privé omstandigheden wordt veroorzaakt. Burn-outs komen veel voor op kantoren en bij werkgevers waar de werkdruk hoog is en waar veel externe invloeden zijn.

Enkele erg stressvolle banen zijn:

• Militair personeel
• Brandweerman
• Event coördinator
• Piloot
• PR-manager
• Journalist
• Politieman
• Taxichauffeur

Bovenstaande banen hebben gemeen dat er veel externe invloeden van kracht zijn. In sommige banen is de werknemer zelfs in gevaar. In andere banen is er veel stress doordat er veel onverwachte gebeurtenissen de kop kunnen opsteken.

Het probleem met werkstress is dat het vaak mee naar huis wordt genomen.

Idealiter zou je voordat je thuis naar je gezin gaat even een halfuur tot een uur ontspannen en relaxen. Dit kan helpen om de knop om te zetten van werk naar privé. Als je tijdens de rit naar huis over rustige wegen (zonder files) kan rijden terwijl je geniet van je favoriete muziek kan dit helpen om de spanningen van het werk achter je te laten.

Maar dat is lang niet het enige dat je kan doen om beter te leren omgaan met stress op het werk.

Hieronder staan drie belangrijke pijlers beschreven waarmee jij je werkstress enorm kan verminderen. Ik kan je niet beloven dat al je werk-gerelateerde stress als sneeuw voor de zon zal verdwijnen, maar wat ik wel zeker weet is dat dit je kan helpen om je baan weer wat relaxter te maken.

Verwachtingen: Manage ze vooraf, of deal met de schade achteraf

Op kantoor spelen allerlei belangen. Kantoorpolitiek maakt alles nog ingewikkelder. Als je door de dubbele agenda’s heen zou kijken zou je duidelijk de verwachtingen van je leidinggevenden kunnen doorgronden, maar zo makkelijk gaat dat niet.

Onuitgesproken verwachtingen zijn een groot probleem in veel kantooromgevingen. De werkvloer heeft bepaalde ideeën over de verwachtingen van hun management. Zij zijn bang dat ze niet adequaat zijn, of dat iemand anders die promotie krijgt. Men wilt hard werken om wél die promotie te krijgen. Maar dan, na maanden zweten en zwoegen, blijkt dat iemand anders die promotie krijgt. Wat is er mis gegaan? Blijkbaar had je leidinggevende andere verwachtingen, maar daaraan wist je niet te voldoen.

Bovenstaand verhaal is redelijk gebruikelijk. Dit komt maar al te vaak voor. Wat als jij die persoon uit het verhaal zou zijn? Dat zou balen zijn.

Het had allemaal voorkomen kunnen worden, mits de verwachtingen goed gemanaged waren.

Het afstemmen van verwachtingen begint met duidelijke, open communicatie. Een gesprek met je leidinggevende kan wonderen doen. Je direct leidinggevende kan dan laten horen wat hij of zij van jou verwacht. En tegelijkertijd kan jij in dat gesprek aangeven hoe jij erover denkt. Ongetwijfeld vind je een passende tussenweg waar jullie allebei blij mee zijn. Er is nou eenmaal veel werk te doen, maar samen kom je er wel uit.

Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat zo’n gesprek spannend is. Sterker nog, zo’n gesprek aanvragen en voeren kan een bron van stress zijn. Toch is het uitermate goed om eens te voeren. Dit zijn enkele vragen en onderwerpen die je kan bespreken:

• Hoe ziet je leidinggevende jouw takenpakket voor zich? Is je functieomschrijving veranderd in de loop van de tijd? Zo ja, kan jij je er nog in vinden?
• Hoe denk je zelf over je werklast? Is die in overeenkomst met je draagkracht? Of zou het beter zijn als een collega wat taken van je overneemt?
• Wat vindt jouw leidinggevende van jouw prioriteiten? Komen die overeen met je eigen prioriteiten?
• Hoe kan je het beste omgaan met onderbrekingen van collega’s?

Omgaan met stress op de werkvloer begint met het managen van verwachtingen. De rest volgt hieruit.

Prioriteiten: Manage je acties, niet je tijd

Time management is een misleidende term. Tijd is geen bron die je kan managen. Het is er gewoon. Als je je tijd niet nuttig gebruikt gaat die voorbij, je krijgt hem nooit meer terug. Time management gaat, naar mijn mening, dus niet over het managen van tijd, maar over het managen van jouw handelen. En met handelen bedoel ik dan het stellen van prioriteiten en doelen en de discipline om je hieraan te houden.

Nadat je met je leidinggevende verwachtingen hebt afgestemd is het tijd om prioriteiten te stellen. Immers, zonder prioriteiten lijkt alles even belangrijk en dat leidt tot stress. Je hebt 40 uur in de week, dat is op zich voldoende tijd om je meest belangrijke taken te voltooien. Mits je duidelijke prioriteiten hanteert.

Als je weet welke prio’s jij en je baas het meest belangrijk vinden is het ‘slechts’ een kwestie van focus en discipline. Begin de dag door te starten met je hoogste prioriteiten. Doe niks anders, ook niet tussendoor, wat geen prioriteit heeft. Pas nadat je prioriteiten zijn voltooid kan je aan de slag met minder belangrijk werk.

Heldere prioriteiten maken het makkelijker voor je om nee te zeggen tegen bepaalde andere taken. Alles wat niet binnen jouw straatje van prioriteiten past is dus een lage prioriteit. En tegen lage prioriteiten kan je makkelijk ‘nee’ zeggen. Wees niet bang om nee te zeggen tegen je collega’s. Zij zeggen toch ook niet overal ‘ja’ tegen?

Resultaten: Meet output, niet input

Als het gaat om werk zijn je resultaten belangrijk dan je input. Stel je werkt 60 uur en haalt nog niet half de resultaten als van je collega, die 40 uur werkt. Wie is er dan een betere werker?

Je collega uiteraard. Hij doet meer in minder tijd. Je moeite wordt waarschijnlijk wel gewaardeerd, maar ze hebben dan liever iemand die effectief werkt. Effectiviteit is belangrijker dan efficiëntie. Effectiviteit betekent bezig zijn met de juiste dingen. Efficiëntie betekent dat je dingen zo snel mogelijk doet, zonder aan kwaliteit in te boeten. Je kan dus uiterst efficiënt zijn zonder dat je effectief bent.

Het gaat erom dat je de juiste dingen doet, niet dat je de dingen juist doet.

“Doing less meaningless work, so that you can focus on things of greater personal importance, is NOT laziness. This is hard for most people to accept, because our culture tends to reward personal sacrifice instead of personal productivity.”– Timothy Ferriss.

Zoals Tim Ferriss duidelijk maakt gaat het niet zozeer om je persoonlijke offers, maar om wat je daadwerkelijk bereikt.

Zorg voor duidelijkheid over welke resultaten je leidinggevende van jou verwacht zodat je echt kan pieken. Als je weet welke verwachtingen er heersen, welke prioriteiten je hebt en wat er van je wordt verwacht qua resultaten heb je alles wat je nodig zult hebben om succesvol te zijn.

Minder stress. Meer resultaat. Meer leven

Het leven op kantoor zal niet alleen minder stressvol te worden, het kan zelfs leuker en uitdagend worden. Met de juiste afspraken, verwachtingen en prioriteiten kan gefocust werken aan datgene wat echt belangrijk is.

Wat zal het heerlijk zijn als je om 18.00 uur je laptop dichtklapt en naar huis gaat. Ondanks dat je weet dat er nog werk is dat gedaan moet worden. Maar dat werk, dat is niet zo belangrijk als wat je vandaag wel hebt kunnen doen.

Dus kan je voldaan en zonder stress naar huis.