Hoe een flow ervaring werkstress kan verminderen

Vandaag leer je over de flow ervaring. Wat is flow precies? Wat heeft het te maken met positieve psychologie? Ook ga ik je laten zien hoe je de flow ervaring kunt inzetten om werkstress te verminderen. 

Wat is flow?

Flow is een mentale toestand. Je hebt een flow ervaring als de tijd voorbij lijkt te vliegen, je gaat helemaal op in je activiteit.

Een flow ervaring herken je aan:

• Je gaat helemaal op in je bezigheid.
• Je bent volledig betrokken.
• Je kan de activiteit of bezigheid succesvol uitvoeren.
• De tijd lijkt voorbij te vliegen.

De bedenker van het flow-concept is Mihaly Csikszentmihalyi. Samen met Martin Seligman is hij de grondlegger van de positieve psychologie, een specifieke stroming binnen de psychologie. Daarover straks meer.

De Flow-checklist

Wil je weten of je te maken hebt met een mogelijke flow-bezigheid? Gebruik dan onderstaande checklist:

1. Het doel van de bezigheid is duidelijk.
2. Je bent doelgericht bezig en uitermate geconcentreerd.
3. Je verliest je zelfbewustzijn. Met andere woorden, je gaat helemaal op in je activiteit.
4. De tijd vliegt, je verliest je besef van tijd.
5. Directe feedback is mogelijk, je weet meteen of je activiteit gefaald of geslaagd is.
6. De bezigheid is erg moeilijk maar net niet té moeilijk om uit te voeren. Je wordt flink uitgedaagd.
7. Je hebt persoonlijke controle over de bezigheid.
8. De bezigheid levert een intrinsieke beloning op. Dat wil zeggen, je wordt er bijvoorbeeld enthousiast van, je vindt het leuk of je houdt van het gevoel van de uitdaging.

Wat is positieve psychologie?

Positieve psychologie is een stroming binnen de psychologie welke is opgericht door Martin Seligman en Mihaly Csikszentmihalyi.

Positieve psychologie draait om:

• Positieve eigenschappen, zoals doorzettingsvermogen, vriendelijkheid en wijsheid.
• Positieve ervaringen, zoals liefde, geluk en hoop.
• Positieve instituties, dat wil zeggen: hoe bedrijven en instellingen een positieve bijdrage aan de maatschappij kunnen leveren.

Om een voorbeeld te geven: als je betrokken en bevlogen naar je werk gaat, is de kans op een burn-out kleiner. Dus door een positieve eigenschap houdt je een burn-out op afstand.

Welzijn neemt een belangrijke rol in binnen de positieve psychologie. Immers, hoe beter je in je vel zit, hoe meer veerkracht en weerbaarheid je hebt. Welzijn kent verschillende onderdelen:

• Persoonlijke groei: ontwikkeling, perceptie van vooruitgang, willen groeien.
• Autonomie: zelf kunnen bepalen wat je doet en denkt.
• Omgevingsbeheersing: gebruik maken van mogelijkheden
• (Positieve) Relaties: liefdevolle relaties met anderen, voor een ander klaarstaan
• Zelfacceptatie: herkennen en accepteren van je positieve en negatieve eigenschappen.
• Doelgerichtheid: gevoel van sturing in het leven en ervaren van zinvol leven.

Dit zijn de ingrediënten voor een leven vol geluk.

Wat heeft flow met werk te maken?

Je weet nu wat een flow is, wie het heeft bedacht en waar het vandaan komt. Maar – wat er voor jou echt toe doet – hoe kun je nou een flow ervaring benutten om je werkstress te verlagen?

Om die vraag te beantwoorden gaan we eerst kijken naar wat flow met werk te maken heeft.

De flow belevenis kenmerkt zich door een aantal punten, zoals eerder in dit artikel vermeld. Deze punten staan in direct verband met bezigheden. Dus ook werkzaamheden.

Heb je altijd een duidelijk doel voor ogen als je met een taak start? Hoeveel controle en autonomie heb je over je werk? Wordt je uitgedaagd, overbelast of verveel je jezelf?

Om een flow te bereiken is het van belang dat je flink wat punten van de Flow-checklist kunt afvinken. Als je met een taak bezig bent die voldoet aan de punten, is de kans groot dat je in een flow komt. Mits je uiteraard de kans krijgt om ongestoord te werken, daarover straks meer.

Ingrediënten voor een flow op het werk

Door duidelijkheid omtrent het doel van je werkzaamheid te creëren weet je waarvoor je het doet. Er is dan geen vaagheid. Dit helpt tevens om de zin (of onzin) van de taak in te zien. Als het een zinvolle taak betreft kan dit je intrinsieke motivatie bevorderen.

Als je zelf in controle bent over je werk – dus autonoom kan handelen – zul je minder snel stress ervaren. Immers, je hebt zelf grotendeels de touwtjes in handen. Een activiteit waar je zelf de controle hebt zal je sneller een flow ervaring kunnen geven.

Een andere voorwaarde is dat het werk uitdagend is, niet teveel, niet te weinig. Geen burn-out, maar ook geen bore-out. Je werk moet niet overbelastend zijn. Daarentegen moet het ook niet saai zijn. Door saaie werkzaamheden uit te voeren wordt je hoogstwaarschijnlijk niet uitgedaagd, je komt er dus niet van in een flow.

Tip: Om repetitieve taken iets uitdagender te maken kun je de tijd bijhouden die je eraan besteedt. Lukt het je de volgende keer om je ‘record’ te verbreken?

Direct feedback is wat een flow ervaring mogelijk maakt. Werkzaamheden die nét binnen je kunnen liggen zullen je flink uitdagen. Desondanks zal het je in veel gevallen lukken om de werkzaamheden met succes af te ronden. Deze vorm van direct feedback is nodig om in een flow te komen. Je moet uitgedaagd worden en je moet kunnen zien of iets een succes of mislukking is.

Werkzaamheden die je niet motiveren zullen je waarschijnlijk ook geen flow ervaring bezorgen. Een zekere mate van intrinsieke motivatie is vereist. Dat wil zeggen, de motivatie moet vanuit jezelf komen. Geld is een slechte motivator. Echte bevlogenheid en passie komt van binnenuit. Als je werkzaamheden doet die je motiveren zullen ze je energie en voldoening geven.

Hoe kom je in een flow ervaring?

Het antwoord is simpel:

Door bezigheden te zoeken die kunnen voldoen aan de eerder genoemde Flow-checklist.

Het lastige hieraan is dat het moeilijk kan zijn om te bepalen wat wel een goede en wat geen goede flow-activiteit of bezigheid is. Om hierachter te komen raad ik je aan om minstens een week je werkzaamheden bij te houden.

Tijd per taak

Elke keer als je aan een nieuwe taak begint noteer je kort wat de taak inhoudt en je begintijd. Als de taak voltooid is en je begint aan een nieuwe taak, noteer dan de eindtijd.

Noteer het ook als je wordt onderbroken. Stel, je bent een poos bezig met een taak en iemand staat ineens naast je bureau en vraagt je wat, noteer dan de eindtijd. Je bent namelijk uit je flow gehaald. Men zegt dat het gemiddeld tien tot twintig minuten duurt voordat je weer in een flow komt.

Houd op deze manier een week lang je tijd bij. Noteer ook de tijd die je kwijt bent aan onderbrekingen en vergaderingen. Door bij te houden waarom je wordt onderbroken – met andere woorden, wat zijn de onderwerpen waarvoor men je nodig heeft – kun je wellicht iets bedenken om die vragen efficiënter af te handelen. Bijvoorbeeld een wekelijks vragenuur, of een korte workshop voor een bepaalde afdeling, et cetera.

Vier tips om snel in een flow te komen

Tot slot wil ik je vier tips meegeven die ik zelf gebruik om een maximale flow ervaring te kunnen bewerkstelligen.

1. Blokkeer afleidingen en onderbrekingen

Zoals ik al eerder vermeldde in dit artikel zijn onderbrekingen en afleidingen slecht voor je flow. Als iemand naar je toe komt en je een vraag stelt, wordt daarmee je flow onderbroken. Het kost ongeveer 20 minuten voordat je de flow weer te pakken hebt.

Ik raad je aan om je meldingen van binnenkomende e-mails uit te zetten. Zelden zijn e-mails zo urgent dat ze direct beantwoord dienen te worden. Hier komt een stukje ‘opvoeding’ bij kijken. Als collega’s je wel dingen mailen die dringend zijn is een stukje ‘heropvoeden’ nodig. Bespreek met deze collega’s dat ze je beter kunnen bellen voor zaken die werkelijk dringend zijn.

Als je bijvoorbeeld in de horeca werkt – en je dus begeeft onder de mensen – is het lastig om afleidingen en onderbrekingen te voorkomen. Hiervoor heb ik een andere tip, zie tip #4.

Tip: Als iemand je onderbreekt, noteer dan waar je precies bent gebleven met je taak. Dit maakt het makkelijker om daarna weer vlot door te kunnen en je flow weer te pakken te krijgen.

2. Begin met de moeilijkste taak

Zoals je inmiddels weet kom je in een flow ervaring als je wordt uitgedaagd. Begin daarom de dag met je moeilijkste taak. De effecten hiervan zijn tweevoudig: 1) je haalt gelijk een grote last van je schouders door deze taak te voltooien en 2) doordat je wordt uitgedaagd raak je eerder op de dag al in een flow.

Klinkt als een goed begin van de dag, vindt je niet?

Tip: Bekijk het eerste uur van de dag geen e-mail. Zoals ik al zei bevatten e-mails vaak geen werkelijk urgente boodschappen, als iets echt belangrijk is had men wel gebeld. Je planning en prioriteiten kunnen in de war worden geschopt als je wel in je inbox gaat turen. Om een flow te bereiken is het beter om je eerst op je eigen prioriteiten te focussen.

3. Bundel taken

Werk in blokken van minimaal 30 minuten en liefst zelfs één uur. Als een taak moeilijk is zul je er zeker wat meer tijd voor nodig hebben. Dat is goed, want het kost even tijd om in een flow te komen. Als je eenmaal een flow te pakken hebt zal je werk makkelijker gaan.  Je gaat op in je werk en verliest de tijd uit het oog.

Hoe kun je dit doen met snelle, makkelijke taken? Die kosten soms slechts een paar minuten om uit te voeren.Je kan ze bundelen. Heb je na verloop van tijd veel kleine taken opgespaard? Voer ze dan één voor één uit. Het voordeel hiervan is dat je niet de hele dag wordt heen en weer geslingerd tussen belangrijke (veelal complexe en grote) taken en onbelangrijke (veelal kleine, snel uit te voeren) taken.

Voor sommige mensen is het opsparen van kleine taken geen optie. Is dat voor jou ook het geval? Ik raad je aan de 2-minuten regel te hanteren. Dat wil zeggen: is een taak zo klein dat die binnen twee minuten kan worden uitgevoerd? Voer hem dan meteen uit. Kost het meer dan twee minuten? Noteer dan de taak en voer hem uit zodra het schikt.

4. Creëer routines

Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘Deep Work’ hoe je routines kan bouwen zodat je werkelijk bezig kan zijn met belangrijke, complexe taken. Hij noemt dit soort taken “deep work”. Deep work omvat taken die niet zomaar door iedereen uitgevoerd kunnen worden, ze doen een beroep op je vaardigheden en eigenschappen. Dit type werkzaamheden is dan ook perfect voor flow-ervaringen.

Wil jij meer routines in je leven in bouwen om meer flow te ervaren? Dit zijn de vragen die Cal Newport zichzelf stelt om routines te bouwen.

• Waar ga je werken en voor hoelang?
• Hoe ga je werken als je eenmaal bent gestart?
• Hoe ga je jezelf ondersteunen? Hoe moedig je jezelf aan om door te gaan, ondanks eventuele afleidingen en onderbrekingen?

Hieronder alle tips nog één keer op een rijtje:

Wat is jouw geheim?

Heb jij dé gouden tip om in een flow te komen? Laat het weten in het commentaren-vakje hieronder en deel jouw tip met de rest van de lezers.